งาน 13 รู้จัก google document และ share เอกสารให้ผู้อื่น

เมื่อเข้าใช้งาน gmail จะพบว่า มุมบนขวา มีเมนูคำสั่ง อยู่หลายคำสั่ง

1 ในนั่นคือคำสั่ง Documents
ซึ่งจะเป็นงานชิ้นต่อไปของนักศึกษา ให้ click เลือก Documents เลย (หาก click ด้วยลูกกลิ้ง จะเปิดเป็น new tab)
หน้าตาก็จะประมาณนี้ ของนักศึกษาก็ยังจะไม่มีเอกสารอะไรปรากฎอยู่ หรืออาจจะมีเจ้าตัวเองการที่เป็นงานก่อนหน้านี้

นอกจากมี
Gmail ใช้รับส่ง จดหมายแล้ว
Documents หรือ Google Documents ยังทำหน้าที่เก็บเอกสารต่าง ๆ ได้อีก ทดลองของจริงกันเลย
มีปุ่มคำสั่งชื่อ "Create new" ที่มี drop down button อยู่ข้าง ๆ ก็ click เลือกเลย

ปุ่มนี้ใช้สร้างเอกสารใหม่
รายการที่ตกลงมาให้เลือก ก็มีตั้งแต่
document  สร้างเอกสารคล้าย word
presentation สร้างเอกสาร คล้าย power point
spreadsheet สร้างเอกสาร คล้าย Excel
นอกจากนั้นยังสร้าง แบบฟอร์ม และ วาดรูป ได้ด้วย   หรือจะจัดเก็บเอกสารเป็น folder ก็ได้

สิ่งที่ทำ จะทำคล้ายกับที่ครูทำ คือ สร้างเอกสารมา 1 ชิ้น แล้ว mail เอกสารนั่นมาให้ครู เหมือนที่ครู mail จดหมายไปหานักศึกษา และมี link ที่ click ไปเปิดเอกสารได้

ทำต่อเลย click document
ก็พบหน้าจอคล้ายอยู่ในโปรแกรมพิมพ์งาน (word processing) ทั่วไป

ในภาพข้างบน ครู ได้พิมพ์ข้อความลงไป หน้าตาก็คือเอกสารที่ครูส่ง link ไปใน mail ที่ส่งไปยังทุกท่านนั่นแหละ
นักศึกษาก็ พิมพ์ รหัส ชื่อ นามสกุล ลงไป ตามด้วยประโยคว่า ฝึก share เอกสารให้อาจารย์คะ (ครับ)
จากนั่น
สังเกตุชื่อเอกสาร มีชื่อว่า Untitled ก็ให้แก้ไขชื่อก่อน

ทำผ่าน menu คำสั่ง File เลือก Rename แล้วตั้งชื่อซะใหม่ (ตั้งเองเลย)
เสร็จแล้วก็ สั่ง File และ save and close เพื่อบันทึกงานและปิดงานไป
เป็นอันเสร็จไป ส่วน 1
กลับมาหน้า Google docs

ก็จะพบเอกสารใหม่ถูกสร้างขึ้น (ในภาพเอกสารชื่อ เอกสารทำงานร่วมกัน)
ต่อไป
การกำหนด สถานะของเอกสารให้คนอื่นสามารถเข้าเปิดอ่านและแก้ไขได้
ให้ mouse ชี้ที่เอกสาร แล้ว click ขวา เพื่อพบกัน short-cut menu

ที่ เมนูลัดที่ได้ ชี้ต่อที่คำสั่ง share (แบ่งปัน) จะพบเมนูย่อย
click คำสั่ง sharing setting (ตั้งค่าการแบ่งปัน)

ทำความเข้าใจ
ที่รายการ sharing settings
permissions (การอนุญาติ)
ค่าขณะนี้เป็น   private   หรือ ส่วนตัว Only the people listed below can access เฉพาะคนที่ปรากฎด้านล่างเท่านั่นที่เข้าถึงได้
สำหรับนักศึกษา ก็จะพบหน้านักศึกษา และ ชื่อ ของตัวเอง ปรากฎอยู่
ทำต่อ
click ที่คำสั่ง  Change    (เปลี่ยน)  เพื่อเปลี่ยน สิทธิ การเข้าถึงเอกสาร

click ที่ Anyone with the link
           Anyone (ใครก็ตาม) who has the link can access (ที่มี link นี้สามารถเข้าถึงได้) No sign-in required (ไม่ได้มีการเซนต์เข้า)
และที่ Edit access
ก็เลือกซะ    Allow (อนุญาติ) anyone (ใครก็ตาม) to edit (แก้ไข) no sign-in required
และ click ปุ่ม Save

ก็พบหน้าจอนี้
ด้านบน
Paste (แปะ) this link in email or IM (allows editing)   อนุญาติให้แก้ไขได้
ค่าในบรรทัดถูกป้ายสีแล้ว ก็สั่ง copy ซะ (control C)
กลับไปที่ gmail (ซึ่งยังเปิดอยู่ใน tab ก่อนนี้) แล้ว click เลือก mail ที่มาจากครูซัก 1 ฉบับ

ในภาพตัวอย่างครูเลือก mail ที่ส่งมาจาก พิมพ์พิไล (ขออนุญาติทำ เบรอ ที่ข้อความ)
แล้ว click  Reply (ส่งตอบ)
แล้วพิมพ์ข้อความลงไป เช่น เปิดเอกสารที่ทำ link มาให้บรรทัดล่างนี้ แล้วทำตามเอกสารเลยครับ
ก็อาจพิมพ์เป็น ทดลองส่ง link เอกสารมาให้ครูครับ
แล้วก็ วาง (control V) ค่า link ที่ copy มา ลงบนอีกบรรทัดซะ

แล้วก็ click   send เลย

เมื่อครูได้รับ mail จากคุณแล้ว ก็จะพิมพ์ลงในบทความที่คุณ share ให้    ก็เป็นอันเสร็จงานชิ้นนี้

เช่นเคย อธิบายยาวมาก แต่ใช้เวลาทำนิดเดียว

พยายามทำความเข้าใจกับการ สร้างเอกสาร และ share เอกสารให้ผู้อื่น

โชคดี